Initializare e-Factura

1. Navigati Vanzari – Conectori – eFactura – Actiuni – Initializare e-Factura.
2. In urma acestei actiuni, se vor initializa nomenclatoarele NC/CPV.
3. Initializarea e-Factura se apeleaza o singura data la efectuarea implementarii.

Configurare e-Factura

1. Navigati e-Factura – Actiuni – Configurare e-Factura.
2. Pentru generare Token ANAF recomandam utilizare browser Chrome.
3. In fereastra nou deschisa apelati buton Click aici pentru a obtine Token ANAF.
   IMPORTANT! Pentru obtinere token ANAF, este necesara introducerea digipass in dispozitivul utilizat. 
4. Apelati buton Genereaza. In urma acestei actiuni, va aparea o fereastra pop up in care se va selecta semnatura digitala si se va insera parola certificatului.
5. Dupa cateva secunde, va aparea un token in campul Token.
6. Copiati token-ul generat pentru a il insera in campul Serie_Token din fereastra Configurare e-Factura. 
   In cazul in care nu se doreste trimiterea automata a facturilor din baza de date RVX, ci doar generarea fisierelor XML pentru incarcarea manuala in portal, introduceti X in campul Serie_Token.
7. Data_Token – reprezinta data de la care este valabil token-ul generat. Acesta are o valabilitate de 90 de zile.
   In perioada de valabilitate a token-ului generat anterior, nu va mai fi necesara conectarea semnaturii digitale in dispozitivul utilizat pentru transmiterea facturilor. Procesul de trimitere se va efectua in baza token-ului ANAF valid.
8. Trimite_Facturi_De_la – reprezinta data facturii.
   Exemplu: data factura 05.01.2024 => se vor trimite in portal toate facturile care incep cu data de 05.01.2024 si care nu au deja fost trimise.
9. Trimite_Dupa_Numar_Zile – trimitere automata doar facturi cu data in urma cu X zile.
10. Trimite_in_Mediu – selectati Prod pentru trimitere facturi in mediul de productie al portalului e-Factura.
    Daca selectati mediul de Test, trebuie sa aveti in vedere faptul ca facturile nu se vor mai trimite a doua oara, chiar daca se selecteaza mediul de productie.
    Transmiterea facturilor in mediul de Test se va face numai cu Echipa Viami, intrucat este necesara resetare index facturi trimise.
11. Trimite_Autofacturi_cu_tip document  – introduceti tipul de document folosit pentru autofacturi.
12. Email_Notificare_Cron – introduceti adresa de e-mail la care se vor trimite informatii cu privire la situatia facturilor transmise automat in portalul e-Factura, in urma configurarii unui CRON pe server.
13.  Bifati campurile
    Scrie_Date_Contact
    Scrie_Adresa_Livrare
    Scrie_Cod_Articol
    Scrie_Cod_Bare
    Scrie_Cod_Articol_Client
    Scrie_Cod_Adrese_GLN
    daca doriti ca RVX sa exporte date de contact client, adresa de livrare client, cod articol intern, cod de bare, cod articol client, cod adrese GLN. Implicit, RVX nu mai exporta aceste informatii, deoarece multi clienti nu le doresc si intampina probleme.
14. Incorporeaza_fisiere_atasate – vezi sectiunea e-Factura fisiere anexate.
15. Persoana_Contact_Furnizor – introduceti numele persoanei de contact afisat in factura de vanzare.
16. Telefon_Contact_Furnizor – introduceti numarul de telefon afisat in factura de vanzare.
17. Email_Contact_Furnizor – introduceti adresa de e-mail afisata in factura de vanzare.
18. Cont_Bancar_Furnizor – selectati din lista predefinita optiunea dorita. Aveti posibilitatea de a alege intre exportul unui singur cont bancar sau al tuturor conturilor bancare inregistrate in Administrare – Date firma, sau export cont bancar definit pe centrul de cost asociat facturii (necesita personalizare).
19. Note_Suplimentare – se pot introduce informatii suplimentare care vor fi afisate in toate facturile.
    Exemplu: Afisarea contului de Trezorerie in formularul e-Factura poate fi efectuata prin inserarea contului de trezorerie in campul Note_Suplimentare.
20. Importa_facturi_primite – prin bifarea acestui camp, facturile de cumparare vor fi importate automat.
    Importa_facturi_primite_doar_PDF – prin bifarea acestui camp, vor fi importate doar fisierele PDF ale facturilor de cumparare in mesaje primite.
    Ataseaza_PDF_in_facturi_importate – prin bifarea acestui camp, orice fisier PDF atasat suplimentar la e-Factura-primite, va fi importat automat si adaugat in sectiunea de fisiere atasate din factura de cumparare.
    Importa_facturi_PDF_cu_validare_ANAF – prin bifarea acestui camp, la import PDF factura primita de la furnizor, se apeleaza validare ANAF.
    Importa_articole_din_Coduri_furnizor – vezi sectiunea Setare coduri in functie de descriere articole furnizor.

Setare coduri NC/CPV

1. Pentru a seta mai usor codurile NC/CPV, navigati e-Factura – Actiuni – Articole e-Factura.
2. Din lista de Articole e-Factura, navigati Actiuni – Import Excel.
3. Selectati fisierul de import apeland butonul Alege fisierul.
   Acesta va contine coloanele: Code, EfacturaCpv, EfacturaNc.
4. Pentru actualizare inregistrari existente, selectati 
   Actiune = UPDATE, Key = Code.
5. Apasati butonul Import pentru actualizarea datelor.
6. Apasati butonul Inchide in cazul in care nu se mai doreste modificarea datelor.

Trimitere automata facturi

Serverul RVX poate trimite automat, zilnic la o anumita ora, toate facturile sigilate si netrimise catre ANAF.
Zilnic veti primi un email de notificare referitor la starea facturilor trimise cu succes sau cu erori.
Pentru configurare CRON pe server sunt necesare urmatoarele:

1. Aplicatia RVX sa fie gazduita pe un server Linux si accesata prin HTTPS.
2. Baza de date RVX sa fie actualizata la versiunea 106c.
3. Sa fie configurata trimiterea mailurilor din RVX.
4. Sa existe Token ANAF generat pentru e-Factura si email setat pentru notificare CRON, in e-Factura – Actiuni – Configurare e-Factura.
5. Firma sa aiba achitate serviciile de implementare e-Factura.
6. Daca exista mai multe firme, sa fie anuntata Echipa RVX, pentru a putea pregati directoare diferite pentru e-Factura.

Exemplu setare CRON la ora 03:00 pentru o firma

0 3 * * * wget http://{server}/index.php?sale/con_efactura_cron -O db_name.log

Exemplu setare CRON la ora 03:00 pentru mai multe firme

0 3 * * * wget http://{server}/index.php?sale/con_efactura_cron/index/db/0 -O db_name1.log
0 3 * * * wget http://{server}/index.php?sale/con_efactura_cron/index/db/1 -O db_name2.log
0 3 * * * wget http://{server}/index.php?sale/con_efactura_cron/index/db/2 -O db_name2.log

ATENTIE!

In cazul in care exista mai multe firme in lista, este necesara configurarea unei setari pe server, pentru crearea de directoare separate pe fiecare firma, in care se vor salva fisierele XML incarcate in portal, cat si arhivele cu raspunsurile primite de la ANAF.
In caz contrar, la trimitere e-Factura, se va genera mesajul de eroare: Aveti mai multe firme in lista. Contactati echipa RVX pentru a configura directorul e-Factura.

Drepturi de acces modul ANAF

Drepturile de acces in meniuri se acorda pentru fiecare grup de utilizatori.

• • Navigati Administrare – Securitate – Grupuri utilizatori.
  • Deschideti grupul de utilizatori pentru care doriti sa acordati acces in meniurile ANAF si apelati buton Adauga.

Bifati optiunea Acces/Adauga/Modifica/Sterge/Desigileaza, in functie de drepturile si restrictiile pe care doriti sa le configurati pentru grupul selectat.

Aspecte importante e-Factura

Incepand cu versiunea 117B, RVX va genera EROARE pentru facturile netrimise in termenul de 5 zile calendaristice in sistemul e-Factura si nu le va trimite!

Eroarea va fi semnalata pe email in subiectul si corpul notificarii RVX e-Factura.
! Recomandam anularea facturii netrimise si refacerea acesteia cu data curenta. Stornarea unei facturi nu este recomandata, intrucat factura initiala nu a fost transmisa in e-Factura.

In cazul in care procesul de facturare se face automat, problemele de transmitere in sistemul ANAF e-Factura pot aduce riscul unei amenzi pentru clienti.

Bifarea campului Trimite_Daca_Au_Depasit_5_Zile din meniul e-Factura – Actiuni – Configurarea e-Factura, permite sistemului sa trimita toate facturile neincarcate in e-Factura, indiferent de vechimea lor.
Astfel, facturile care au depasit termenul de 5 zile vor fi transmise fara a genera eroare.

Nota informativa !

Pentru a evita amenzile la e-Factura, trebuie să fii atent la termenele pentru încărcarea în sistemul gestionat de Ministerul Finanțelor (RO e-Factura). În luna iunie, de exemplu, facturile trebuie introduse în 5 zile lucrătoare. În schimb, de la 1 iulie 2024 vor fi luate în calcul zilele calendaristice, adică inclusiv cele de sâmbătă și duminică ori sărbători legale.
Legat de amenzi, antreprenorii trebuie să știe că de la 1 iulie 2024, amenzile pentru neîncărcarea în termenul de 5 zile calendaristice sunt între 5.000 – 10.000 lei pentru firmele mari, între 2.500 – 5.000 lei pentru cele mijlocii și 1.000 – 2.500 lei pentru cele firmele mici și persoane fizice.
Atenție că dacă nu este încărcată deloc, atunci amenda este de 15% din valoarea facturii.
În plus, și cumpărătorul riscă amenda de 15% dacă primește o factură în format clasic, adică pe hârtie sau prin alte mijloace electronice, altele decât prin sistemul RO e-Factura, și o înregistrează.