Cum sa scrii un tichet care sa fie citit
Exista cateva reguli de urmat pentru a inregistra corect un tichet care sa fie citit si al carui
mesaj sa fie inteles.
Cu cat este mai clar si logic structurat tichetul, cu atat va fi mai agreabil si mai usor de analizat.
Titlul
* Titlul trebuie sa fie clar, concis si sa surprinda esentialul mesajului.
* Titlul trebuie sa anunte continutul tichetului.
* Folosirea unor cuvinte cheie in titlul tichetului vor facilita cautarile ulterioare prin lista de tichete.
Exemplu
De evitat: “Buna ziua”, “Urgent”
De folosit: Diferente raport X vs. raport Y, Eroare facturare comanda Z
Continutul
* Continutul trebuie sa aiba o structura clara.
* Daca aveti o lista de intrebari/cerinte, numerotati-le. Vor fi mai usor de urmarit si destinatarului ii va fi mai usor sa va raspunda la solicitari.
* In cazul in care solicitati cerinte speciale (personalizari), nu ezita sa specificati toate aspectele care le presupun acele modificari.
* Inainte de a intra in detalii, prezentati ideea principala a mesajului pentru ca destinatarul sa stie la ce sa se astepte.
* Folositi cate un paragraf pentru fiecare idee. Astfel, structura va fi mai clara.
Stilul
* Stilul de comunicare reflecta personalitatea, temperamentul, educatia, atitudinea existentiala. Acesta isi va pune, fara indoiala, amprenta si pe textul pe care il scrieti, in vocabularul ales, modul de exprimare, modul de construire a frazelor, abordare mai mult sau mai putin directa.
* Folositi formulari la diateza pasiva, pentru a va concentra pe actiune, si nu asupra persoanei.
* Este foarte important, mai ales atunci cand va referiti la o situatie negativa sau cand vrei sa atrageti atentia asupra unei probleme.
Exemplu
De evitat (activ): “Nu l-ati informat pe X ca trebuie sa faca tichet la orice problema.”
De folosit (pasiv): ” X nu a fost informat ca trebuie sa faca tichet la orice problema.”
Tonul
* Orice text are si un mesaj paraverbal, care se citeste printre randuri. Nu numai vocea are un ton, acesta se imprima si in mesajele scrise. Asigurati-va ca textul transmis are o atitudine pozitiva si asertiva.
* Transformati negativul in pozitiv. Reactia instinctiva a omului la NU este sa opuna rezistenta. Astfel, prin formulari pozitive, veti avea un impact constructiv si motivant.
Exemplu
De evitat (negativ): “Nu e bun program. Nu merge factura.”
De folosit (pozitiv): “La deschiderea unei facturi, apare o fereastra alba, nu afiseaza niciun mesaj de eroare.”
* Puneti accentul pe solutionarea problemei, nu asupra persoanei.
Exemplu
De evitat (accent asupra persoanei): “Nu stiu. Fa-l sa mearga.”
De folosit (accent pe solutionare): “Cum pot sa rezolv aceasta problema?”
…
Inregistrarea unui tichet in sistem
- Pentru inregistrarea unui tichet, apasati butonul Adauga tichet nou (meniu dreapta).
- Titlul tichetului trebuie sa fie scurt si sa defineasca cerinta / problema sesizata.
- In sectiunea Descriere adaugati informatii, respectiv scenariul care a dus la aparitia problemei.
Pentru intelegerea si solutionarea tichetelor, rugam raportarea corecta si concreta (cu exemple) a cerintelor/problemelor.
Tichetul trebuie sa includa:
* pasii pe care ii urmati in situatia raportata, pana la afisarea problemei
( 1.__ 2.__ 3.__ )
* exemple de inregistrari din baza de date
(numar document, cod articol, raport, perioada raportare, etc.)
* precizati ce incercati sa inregistrati in program si ce ar trebui sa afiseze programul efectiv
- Utilizati butonul Choose file pentru a anexa fisiere la tichet. (Exemplu: poza cu mesajul de eroare)
- Apasati butonul Trimite pentru a inregistra tichetul in sistem.
Exemple de tichete inregistrate corect:
Exemplu 1:
Titlu:
- Eroare la editarea facturii de vanzare
Descriere:
- 1) Vanzari – Facturi vanzare – Deschid factura nr.123 din data 30.06.2014.
- 2) Apas butonul Editeaza si apare mesajul Documentul este sigilat.
Fisier anexat
- : Poza cu mesajul de eroare
Exemplu 2:
Titlu: Diferenta sold Balanta clienti vs Balanta analitica
Descriere
- 1) Contabilitate – Rapoarte – 3003. Balanta analitica
- Perioada: 01.06.2014 – 30.06.2014
- Cont 4111 sold D: 89.900 lei
- 2) Vanzari – Rapoarte – 4002. Balanta clienti
- Perioada: 01.06.2014 – 30.06.2014
- Sold final: 80.900 lei
Corect
- : In raportul Balanta clienti soldul final ar trebui sa fie 89.900 lei.
Raportare modificari server
Va rugam sa ne anunțați cu cel puțin 10 zile înainte de a face schimbări la serverul pe care e instalat RVX: migrare server, reinstalare, schimbare hosting, software, ip server, etc. Astfel de modificări implica o testare prealabila de compatibilitate.
ULTERIOR, riscati ca noua configurație sa nu funcționeze si sa nu mai puteti lucra in program pe raspunderea dvs pentru o perioada nedefinita de timp.
Raportare probleme Declaratii
Va rugam sa simulati inchiderea contabila si generarea declaratiilor din timp.
Astfel, va rugam sa ne semnalați eventuale probleme inainte cu 5 ZILE lucratoare de termenul legal. Adica pana pe data de 20 a lunii respective.
In acest fel avem si noi timp sa analizam si sa rezolvam fara a intra in criza de timp.